Come importare un cliente: partita IVA, manuale o CSV

Hai 30 clienti che segui con continuità sulla finanza agevolata. Ogni settimana qualcuno ti scrive: "esiste qualcosa di nuovo per me?". E ogni volta tocca aprire la piattaforma, mettere i filtri, controllare i bandi appena pubblicati, decidere cosa segnalare e cosa no. È un lavoro che si moltiplica per ogni cliente, e non scala.

L'alternativa è importare i tuoi clienti dentro Bando Easy una volta sola: da quel momento la piattaforma controlla per te, ti notifica i bandi nuovi, li classifica per priorità, ti tiene aggiornato lo storico. Ti spiego i 3 modi per farlo, quando ha senso e quando invece conviene fare una ricerca spot.

Quando importare un cliente nel CRM (e quando no)

Le ricerche singole nella piattaforma sono illimitate. Apri i filtri, metti regione, codice ATECO, dimensione, e in 3 minuti hai i bandi giusti per qualunque azienda, anche una che non hai mai sentito prima. Per quello esiste la ricerca spot.

L'import nel CRM invece consuma uno slot del tuo piano. È un'azione strategica, non un automatismo da fare a tappeto. Importi quando:

• Segui un cliente nel tempo e vuoi monitoraggio automatico dei bandi nuovi
• Sei in onboarding con un cliente nuovo e ti serve un check rapido sui requisiti
• Hai una lista di prospect e vuoi capire chi merita una proposta strutturata

Non importi quando il cliente è una tantum, è solo curiosità, oppure stai preparando una pitch generica. In quei casi i filtri della ricerca spot risolvono tutto senza occupare slot.

I 3 modi per importare un cliente

Tre opzioni a seconda del cliente e del momento.

• Partita IVA: cliente con partita IVA italiana attiva. Tempo: 30 secondi più 1 minuto di matching.
• Manuale: persona fisica, attività in costituzione, cliente estero. Tempo: 5 minuti.
• CSV in blocco: 15, 50 o 1.000 clienti da onboardare in una volta. Tempo: 2 minuti per file.

Import singolo con la partita IVA: il metodo veloce

Apri la sezione Tutti i clienti del CRM, clicchi Aggiungi cliente e selezioni Partita IVA. Inserisci il numero, la piattaforma si collega al registro delle imprese e tira fuori in automatico:

• Ragione sociale e forma giuridica
• Sede legale e PEC
• Codici ATECO 2007 e 2025
• Data di fondazione
• Bilanci depositati (con anno e voce per voce, se disponibili)
• Eventuali sedi operative aggiuntive
• Stato (attiva, cessata, in liquidazione)

Il primo step è sempre lo stesso: confermare che la realtà che la piattaforma ti mostra è effettivamente quella che cercavi. Capita di avere partite IVA simili, soprattutto su gruppi con holding e operative. Verifichi i dati e prosegui.

Da qui il lavoro automatico finisce. C'è una tab in più che è il vero punto di leva.

La tab matching: il dato che fa la differenza

Il registro imprese contiene tutto quello che è pubblico. Non contiene quello che il cliente vuole fare: in che spese investirà, dove vorrebbe aprire una nuova sede, quali progetti ha in cantiera. Sono i dati che spostano la qualità del matching da decente a ottima.

Nella tab Matching compili 3 cose:

1. Conferma della tipologia di beneficiario (PMI, startup innovativa, micro impresa, pubblica amministrazione). La piattaforma propone una lettura basata sui dati del registro, ma in alcuni casi la realtà è diversa: una società appena costituita può essere startup innovativa anche se il registro non la classifica ancora così. Confermi o correggi.
2. Categoria di spese ammissibili che il cliente prevede. Macchinari, R&D, consulenze, formazione, marketing, internazionalizzazione, energia, digitale. Selezioni le categorie su cui il cliente ha intenzione di investire nei prossimi 12 mesi. Senza questo dato la piattaforma non sa filtrare i bandi rilevanti.
3. Disponibilità ad aprire nuove sedi. Se il cliente è disposto ad aprire una sede in un'altra regione per accedere a bandi territoriali, indichi quali. È un parametro che apre matching aggiuntivi sui bandi regionali.

Compili la tab in 1 o 2 minuti. È il momento in cui il tuo input come consulente ha il peso più alto: stai dichiarando alla piattaforma quale è la traiettoria reale del cliente, non solo la sua fotografia statica.

Se vuoi vedere come si comporta il matching una volta compilata la tab, partiamo dal tuo cliente reale →

Import manuale: quando il registro non basta

Inserisci tutto a mano. Va usato in 3 casi:

• Persona fisica senza partita IVA. Tipico nei bandi rivolti a giovani, NEET, disoccupati, aspiranti imprenditori che non hanno ancora aperto.
• Attività in costituzione. L'azienda esiste sulla carta ma non è ancora a registro: hai i dati ma non li puoi pescare in automatico.
• Cliente estero. Bandi di internazionalizzazione o EU funding aperti a soggetti extra Italia.

I campi sono gli stessi che il registro popolerebbe automaticamente: dati generali, sede, codici ATECO, target di raccolta, dimensione. La differenza è che li compili tu. Tempo: 5 minuti contro i 30 secondi della partita IVA. Lo fai solo quando proprio non c'è alternativa.

Import in blocco con CSV: per chi parte con uno stock

Hai un portafoglio di 50, 100 o 1.000 clienti già acquisiti e vuoi caricarli tutti in piattaforma per partire subito a monitorarli. La funzione si chiama Importa CSV e la trovi sotto Tutti i clienti nel CRM.

Il flusso è 3 passaggi.

1. Scarichi il template CSV dalla piattaforma. Le colonne sono partita IVA, email, regione.
2. Compili una riga per cliente. Solo la partita IVA è obbligatoria. Email e regione sono facoltative ma utili: se le metti, la piattaforma le associa direttamente alla scheda cliente, senza che tu debba rientrare uno a uno.
3. Ricarichi il file sulla piattaforma. Parte un import asincrono, ricevi una notifica quando è completato.

Per una lista da 100 clienti il tempo totale è qualche minuto: il collo di bottiglia è preparare il CSV, non l'import. Da quel momento ogni cliente è schedato dentro il CRM con i dati pubblici già pescati dal registro imprese, e tu devi solo passare a compilare la tab matching su quelli che vuoi seguire con priorità alta.

Vuoi capire come strutturare il CSV per il tuo portafoglio attuale? Sentiamoci, ti diamo lo schema sui tuoi clienti reali →

Domande aperte

Quanti slot ho nel mio piano?

Dipende dal piano. Il consiglio operativo è non riempire lo slot a tappeto solo perché ce l'hai disponibile: importi i clienti che segui in continuativo o quelli che meritano un'attenzione strutturata. Per i clienti occasionali la ricerca spot è gratuita e illimitata.

Se ti accorgi a metà mese che gli slot ti stanno stretti, è un buon segnale: vuol dire che il tuo portafoglio attivo è cresciuto. Vediamo insieme se serve allargare il piano o se basta riorganizzare gli slot esistenti, parliamone qui →

I dati del registro imprese sono sempre aggiornati?

Il registro è pubblico e ha aggiornamenti continui, ma non in tempo reale. Un cambio di sede o di compagine sociale può comparire con qualche giorno di ritardo. Se il tuo cliente ha appena fatto un'operazione straordinaria (fusione, acquisizione, trasferimento sede), conviene aspettare 1 settimana prima di importare, oppure aggiornare i dati a mano nella scheda dopo l'import.

C'è una sfumatura sui bilanci: la piattaforma legge i bilanci depositati, non quelli ancora in approvazione. Se il dato di fatturato è cruciale per accedere a un bando con soglie precise, ricontrolla il bilancio dell'esercizio appena chiuso prima di concludere.

Cosa succede ai clienti importati se cambio piano?

Restano nel CRM. Se passi a un piano con meno slot, i clienti non vengono cancellati: alcuni passano in stato "archiviato" e non ricevono più notifiche di nuovi bandi, ma i dati e lo storico restano consultabili. Decidi tu quali tenere attivi e quali archiviare quando arrivi al nuovo limite.

Posso modificare i dati di un cliente dopo l'import?

Sì, in qualsiasi momento. La scheda cliente è editabile su tutti i campi, sia quelli pescati dal registro imprese sia quelli compilati nella tab matching. Se il cliente ti dice "sto valutando di aprire anche in Lombardia", aggiorni la disponibilità sedi e il matching ricalcola. Se ti accorgi di aver sbagliato la categoria spese, la correggi. Non è un setup che fai una volta e dimentichi: è una scheda viva che evolve col cliente.

Vale la pena importare i clienti nel CRM?

Sì se segui un portafoglio sopra i 5 clienti continuativi sulla finanza agevolata. Sotto quel volume la ricerca spot e il PDF di un bando alla volta bastano. Sopra, smettere di rifare la stessa ricerca ogni settimana per 20 clienti diversi è il salto che ti fa risparmiare ore.

Sì se stai costruendo un portafoglio nuovo da zero e vuoi posizionarti come consulente che fa monitoraggio strutturato, non come fornitore occasionale. L'import del cliente è il primo passo del workflow che porta a matching automatico → storico bandi → proposta in PDF o Report.

Sui 400+ clienti attivi sulla piattaforma, i consulenti più strutturati partono sempre con un import in blocco via CSV all'inizio del rapporto e poi importano in singolo i nuovi prospect mano a mano che firmano. Il pattern è quasi sempre lo stesso, e funziona.

Hai 50 partite IVA in un foglio Excel e vuoi vederle in piattaforma entro fine settimana? Partiamo dal tuo CSV →